3° capitolo del Manuale Tracce
Continua il percorso alla scoperta del sistema tracce del Risk Office. Se ancora non sai cosa sia una traccia ti consigliamo di andare a leggere l’articolo in merito.
Redigere correttamente una traccia è un processo complicato ma non complesso. Si devono seguire delle regole mentre si sta argomentando in forma scritta cosa si è fatto e perché in una data attività.
Chiunque con poco allenamento può imparare a farlo e, consequenzialmente, usufruirne.
Se hai letto o conosci la struttura di una traccia ti sarà semplice seguire il processo logico che stiamo per proporti, al contrario ti consigliamo questo articolo: “La struttura di una Traccia”.
Per rendere la spiegazione più schematica e, quindi, più semplice da imparare abbiamo deciso di suddividerla in un insieme di elenchi.
Impaginazione corretta
Per assicurare una maggiore leggibilità del documento è importante cercare di rispettare alcune semplici accortezze:
- Testo scritto in Arial con dimensione carattere pari a 12;
- Il corpo del documento segue il tipo di paragrafo “giustificato” che crea bordi nitidi;
- L’interlinea è di 1,15;
- Il documento deve essere strutturato in paragrafi, sottoparagrafi, con l’utilizzo di tabelle e immagini con associate didascalie chiare e coincise;
- Quando paragrafi vengono divisi dalla terminazione di una pagina in maniera che siano di difficile lettura è consigliato l’utilizzo dell’interruzione di pagina (Inserisci → Pagine → Interruzione di Pagina);
Come scrivere Riferimenti, E-mail e Allegati
- Riferimento ad una Traccia: “Traccia XX del progetto XX/YY, intitolata “XXXXXXXXX”, Rev. X datata XX/YY/ZZZZ”;
- Riferimento ad un documento interno/esterno: “Autore, Documento intitolato “Titolo del documento“, datato XX/YY/ZZZZ;
- Riferimento ad un libro/articolo: “Articolo intitolato “Titolo dell’articolo (eventuali n° di pagina/n° di volume/ecc…)” di Autore/i, datato XXXX”;
- Scrittura corretta di una e-mail: “e-mail inviata da “A” a “B” in data “XX/XX/XXXX” con oggetto “ABC”;
- Allegato: “File “tipologia di file”, intitolato “Titolo del documento.estensione””
Inserire i Riferimenti
Scrivere correttamente i riferimenti è molto importante, questi vengono usati all’interno dello svolgimento per comunicare al lettore da dove vengono estrapolate determinate informazioni. Invece, per citare un riferimento il percorso è il seguente:
- Riferimenti → Didascalie → Riferimento Incrociato;
- Da lì si potrà scegliere se inserire un riferimento, una e-mail o anche un paragrafo;
- Inoltre, andrà scelto se inserire il numero del paragrafo o il suo testo. Il primo si sceglie se si richiama uno riferimento che è già stato citato, o se non si reputa importante sottolineare nel testo il riferimento stesso, mentre il secondo se si inserisce il nome del riferimento completo, può essere utile se si ritiene importante richiamare completamente il testo di riferimento. Spesso per garantire la scorrevolezza del testo può essere utile non usarlo più volte.
Archivio delle tracce
L’utilità e la forza principale delle tracce risiede nella loro facilità e prontezza di utilizzo. Oltre alla necessità di scrivere documenti chiari e riassuntivi, è importante la reperibilità di esse all’interno del database. Esiste, perciò, una modalità di archiviazione rigida, chiara e condivisa.
Così come per trovare un libro in una biblioteca è necessario seguire e rispettare la catalogazione, per trovare una traccia è necessario sapere dove è stata messa.
Seguendo l’esempio della biblioteca, il database è la nostra biblioteca e le tracce sono i nostri libri.
Il primo passo che bisogna fare nel redigere una traccia è trovare “lo scaffale” e quindi la tratta in cui questa viene posizionata all’interno del database.
Sarà necessario poi creare una cartella in cui inserire la traccia, all’interno della cartella madre (la tratta o lo scaffale) e darle un nome. Il nome viene dato come segue:
“Traccia (inserire n°) – (inserire titolo)”
Tutte le tracce cioè i nostri libri, sono caratterizzate da una numerazione progressiva. Inoltre, alcune tracce del Risk Office si basano su di modelli preimpostati creati in modo da velocizzare il processo di scrittura .In conclusione, il processo di svolgimento di una traccia è il seguente
- Si compila l’intestazione;
- Si comprende lo scopo;
- Si aggiornano/aggiungono riferimenti ed e-mail che si sa serviranno alla scrittura;
- Si raggiunge l’obiettivo dello scopo tramite lo svolgimento;
- Si aggiungono riferimenti/mail/allegati che sono serviti durante l’attività;
- Si scrivono le conclusioni;
- Si effettua un controllo di chiarezza e leggibilità del testo;
- Si contatta il Checker.
Scritti lo svolgimento e conclusioni l’autore della traccia è pronto a condividerla con il checker. Nel prossimo articolo scopriremo il ruolo del checker e le attività che deve svolgere. Inoltre, ci sarà un focus sull’intero processo di creazione di una traccia.
Nel perseguire gli obiettivi di:
- minimizzazione dell’effort del Risk Team nella prima formazione di tirocinanti/fornitori/collaboratori;
- massimizzazione dell’utilità associata al sito “Valore Rischio e Sistemi”
si è deciso di creare una versione alleggerita del Manuale Tracce già esistente.
L’obiettivo è di caricare l’intero manuale suddiviso in articoli e riscritto in maniera che sia fruibile comodamente e di non complicata comprensione.
Sono previsti 4 articoli che saranno dedicati ad una specifica parte di una traccia “standard”.
Questi articoli sono: