1° capitolo del Manuale Tracce
All’interno delle metodologie del Risk Office il modello tracce è una delle procedure più importanti. Una traccia è: “un mezzo di archiviazione e condivisione delle conclusioni emesse dal team”. In parole povere, la traccia è un documento di testo, in cui vengono archiviate informazioni di vario tipo:
- Informazioni operative;
- Informazioni relative a metodologie e standard lavorativi;
- Informazioni divulgative riguardanti ricerche e approfondimenti.
Il sistema tracce risponde di un insieme di problemi che si può presentare in ogni progetto e nella comunicazione interna di gruppi di lavoro.
Quando si svolgono attività d’ufficio è possibile che informazioni, dati e comunicazioni si perdano o che questi non siano completi, controllati, comprensibili e consultabili facilmente. Se qualcosa manca è grave, ma se qualcosa è riportato male è altrettanto grave.
Quando vengono raggiunti gli obiettivi legati a progetti o altre attività bisognerebbe avere sempre il modo di sapere come questo sia stato possibile. Se un’impresa edile dopo aver terminato la costruzione di un palazzo buttasse tutti i progetti, questo, in un secondo momento, non potrebbe essere ristrutturato, migliorato o semplicemente manutenuto. Il lavoro perderebbe di valore e l’utilizzo del prodotto finito sarebbe limitato.
Il sistema tracce risolve questi problemi in maniera completa ed esaustiva.
Una traccia è il risultato di uno scambio costruttivo di documenti Word tra due individui: un Autore e un Checker. Il primo ha il ruolo di redigerla e condividerla col secondo, il quale, dovrà controllare che sia redatta correttamente e che raggiunga l’obiettivo prefissato.
Ogni traccia, infatti, deve avere un obiettivo specifico e ben definito, possiamo immaginare, ad esempio, la definizione di cosa sia il rischio.
Ogni volta che si supera una traccia, questa potrà essere propedeutica ad una nuova traccia o potrà servire un membro del team in un qualsiasi momento futuro. Inoltre, tenere traccia del lavoro svolto permetterà a chiunque di comprendere i motivi delle scelte fatte.
Le tracce non vengono usate solo per le attività “a valore aggiunto” ma sono adatte anche ad attività di formazione e/o divulgative. Tramite le tracce è possibile approfondire tematiche e argomenti di interesse per l’autore o per tutto il team.
Nei prossimi articoli scoprirete “da cosa è composta una traccia”, “come si redige una traccia”, “come si svolge il check” e cos’è “il checkprint”.
Nel perseguire gli obiettivi di:
- minimizzazione dell’effort del Risk Team nella prima formazione di tirocinanti/fornitori/collaboratori;
- massimizzazione dell’utilità associata al sito “Valore Rischio e Sistemi”
si è deciso di creare una versione alleggerita del Manuale Tracce già esistente.
L’obiettivo è di caricare l’intero manuale suddiviso in articoli e riscritto in maniera che sia fruibile comodamente e di non complicata comprensione.
Sono previsti 4 articoli che saranno dedicati ad una specifica parte di una traccia “standard”.
Questi articoli sono: