2° capitolo del Manuale Tracce
Continua il percorso alla scoperta del sistema tracce del Risk Office. Se ancora non sai cosa sia una traccia ti consigliamo di andare a leggere l’articolo in merito.
Una traccia è un documento Word che viene redatto ogni qualvolta si svolge un’attività e a questa sono associate conclusioni che sono utili ad altre attività immediate o future.
La traccia ha una struttura ben definita e di seguito vengono elencate e spiegate tutte le sezioni che la compongono.
Intestazione
L’intestazione è la parte superiore della traccia e contiene le informazioni necessarie a definire il documento e ad inquadrarlo nel processo più ampio di cui fa parte. L’intestazione è ripetuta su tutte le pagine della traccia.
Figura 1 – Schema della testatina di una Traccia
Nell’intestazione sono presenti un gran numero di informazioni:
- Numero traccia;
- Data: scritta nel formato xx/xx/xxxx;
- Revisione: alcune tracce, una volta chiuse potrebbero necessitare di ulteriori integrazioni e/o modifiche. La revisione permette di capire a quale integrazione si sta facendo riferimento.
- Tratta: utile al fine di immagazzinare e posizionare i documenti nel database aziendale;
- Autore: iniziali del membro del team che redige la traccia;
- Checker: iniziali del membro del team addetto al controllo della traccia;
Indice
Si tratta dell’indice del documento con collegamento ipertestuale alle pagine di inizio capitolo. Evidenzia la struttura della traccia (capitoli, paragrafi, sottoparagrafi, ecc.).
Scopo
Lo scopo costituisce l’obiettivo che l’autore della traccia deve perseguire. L’intero contenuto del documento deve conformarsi alle direttive delineate nell’ambito di tale obiettivo.
In caso di revisione della traccia, si aggiungerà allo scopo precedente una dicitura del tipo: “La revisione X si è resa necessaria perché…”.
Riferimenti
I riferimenti sono l’insieme di testi, altre tracce e documenti citati nel corpo della Traccia. È importante che siano chiari e completi per dare modo al Checker o al lettore della Traccia di poter recuperare il riferimento in caso volesse. I riferimenti seguono una metodologia del sistema molto stringente ed è importante che venga rispettata.
La sezione E-mail serve per tenere traccia di tutte le e-mail che vengono citate nel corpo della traccia.
Svolgimento
Questa sezione contiene la descrizione del processo logico che conduce alla definizione di quanto richiesto dallo scopo. Dalla lettura dello svolgimento deve essere possibile derivare l’intero processo logico che ha portato al raggiungimento degli obiettivi della traccia. Nulla deve essere sottointeso e la scrittura deve risultare chiara e ben distribuita all’interno del documento.
Uno svolgimento strutturato come un romanzo non funziona, le tracce non servono a raccontare ma a ricordare e a spiegare. Si consiglia l’utilizzo di paragrafi, sottoparagrafi, elenchi puntati e/o numerati e il grassetto per evidenziare parole e concetti importanti.
Conclusioni
Sono il riassunto dello svolgimento, devono essere brevi ma abbastanza argomentate per poter capire cosa si è raggiunto con la scrittura della Traccia senza dover per forza leggere lo svolgimento. L’idea è che qualcuno possa leggere solo le conclusioni ma comunque trovare le informazioni che servono per comprendere a pieno l’intera Traccia.
Le conclusioni sono il punto chiave della traccia, poiché servono a confermare e consolidare ciò che si vuole far emergere dalla traccia stessa.
Allegati
L’ultima sezione è quella in cui vengono Se per redigere la traccia sono stati utilizzati software esterni (es: Excel) bisogna riportare negli allegati il titolo del file. I file aggiuntivi saranno sempre caricati nella cartella della Traccia.
Nel perseguire gli obiettivi di:
- minimizzazione dell’effort del Risk Team nella prima formazione di tirocinanti/fornitori/collaboratori;
- massimizzazione dell’utilità associata al sito “Valore Rischio e Sistemi”
si è deciso di creare una versione alleggerita del Manuale Tracce già esistente.
L’obiettivo è di caricare l’intero manuale suddiviso in articoli e riscritto in maniera che sia fruibile comodamente e di non complicata comprensione.
Sono previsti 4 articoli che saranno dedicati ad una specifica parte di una traccia “standard”.
Questi articoli sono: