Concludiamo il percorso formativo sul Project Risk Management con l’ultima fase, nella quale si definiscono e applicano le azioni di risposta ai rischi e, contestualmente, si implementano il monitoraggio e il controllo di questi ultimi. Con queste ultime azioni si pongono le basi per poter ricominciare il processo di PRM con una nuova identificazione in un’ottica di ciclicità che permette l’ottima gestione dei rischi individuali e del rischio globale di progetto.

Il Piano e le azioni di risposta ai rischi

Come ampiamente visto la gestione dei rischi implica l’analisi delle cause e degli effetti degli eventi, in modo da poter individuare azioni specifiche e speciali per rispondere ai rischi così da ridurne la probabilità di accadimento e/o l’impatto sul progetto. Solitamente, per garantire una gestione efficace dei rischi di progetto viene redatto un documento, il Piano di Risposta al Rischio, che definisce le strategie specifiche e le azioni da intraprendere per gestire i rischi individuati durante tutto il processo di PRM. Questo piano spesso viene redatto a inizio progetto oppure direttamente preso da altri progetti analoghi e fornisce una guida su come il team di progetto intende affrontare e rispondere ai rischi per mitigare le loro conseguenze e massimizzare le opportunità. Bisogna ricordare che non è obbligatorio redigere il documento, ma è consigliabile quando il progetto ha diversi aspetti che lo rendono unico.

Dopo aver valutato la rischiosità di progetto, il primo passo da effettuare è quello di scegliere le più adatte azioni di risposta al rischio. Tra le varie strategie utilizzate per la gestione dei rischi troviamo:

• la mitigazione,
• il trasferimento,
• l’accettazione e
• l’eliminazione del rischio.

Al fine di consentire un’implementazione efficace del piano di risposta dei rischi, tutte le strategie intraprese devono essere comunicate alle parti interessate.

Il Piano di Risposta al rischio svolge un ruolo fondamentale nella gestione efficace dei rischi durante l’intero ciclo di vita del progetto. Fornisce una struttura chiara e organizzata per affrontare i rischi in modo proattivo, riducendo al minimo le potenziali conseguenze negative e sfruttando le opportunità che possono emergere.

Scelta della strategia da utilizzare

Nella scelta della strategia da adottare per gestire i rischi di un progetto, ci sono diversi fattori da prendere in considerazione per fare una scelta appropriata:

• Il rapporto costo-efficacia: l’azione presa deve essere economicamente vantaggiosa. Questo viene valutato confrontando il costo della risposta con il costo dell’impatto, cercando di massimizzare il rapporto tra la riduzione dell’impatto e il costo della risposta.
• L’efficacia del rischio: Si deve scegliere l’azione in modo che sia il più efficace possibile. Questo significa valutare quanto l’azione riduce l’esposizione complessiva alla minaccia o aumenta l’esposizione potenziale all’opportunità in relazione al costo dell’azione.
• Tempi di esecuzione: è fondamentale considerare l’orizzonte temporale in cui possono avvenire i rischi cui rispondere. Le azioni devono essere implementate tempestivamente per essere efficaci.

Le azioni di risposta devono soddisfare determinate caratteristiche per essere efficaci:

• Devono essere appropriate al rischio specifico.
• Devono essere realizzabili in termini di capacità del team e risorse disponibili.
• Devono essere convenienti in termini di costi e tempo.
• Devono essere tempestive, ovvero applicate nel momento opportuno.
• Devono essere valutate in termini di convenienza per l’organizzazione

Le strategie di risposta ai rischi

Eliminazione

L’eliminazione rappresenta la strategia ottimale tra le quattro. Eliminare un rischio significa rimuovere completamente le fonti di incertezza per rendere la probabilità di accadimento nulla. Tuttavia, l’eliminazione potrebbe non sempre essere possibile poiché richiede un notevole impegno in termini di risorse finanziarie e temporali, quindi, attuarla potrebbe essere maggiormente dispendioso rispetto a quello che si perderebbe in caso il rischio avvenisse.

Trasferimento

La strategia di trasferimento viene adottata quando l’impatto di un rischio è particolarmente elevato e le risorse interne non sono sufficienti a gestirlo correttamente. Il trasferimento del rischio consiste nell‘utilizzo di fornitori specifici che si occupano di risolvere le fonti di incertezza parzialmente o completamente. In poche parole, si paga un consulente che riesce a gestire il singolo rischio o l’insieme di rischi meglio di quanto farebbe il team di progetto. Un’altra alternativa per il trasferimento è la stipula di assicurazioni. Trasferire il rischio sicuramente consente di limitare l’impatto che potrebbe avere sul progetto, ma non garantisce necessariamente l’eliminazione totale della minaccia.

Mitigazione

La mitigazione è una risposta strategica ai rischi del progetto, finalizzata a ridurre la probabilità e/o l’impatto di un rischio. Questa strategia implica l’implementazione di misure preventive all’interno del piano del progetto. Se non è possibile ridurre la probabilità di manifestazione del rischio, la mitigazione si concentra sulla gestione dell’impatto del rischio, spesso cercando di minimizzarne le conseguenze.

Le azioni di mitigazione comprendono:

• azioni preventive che hanno come obiettivo principale il ridurre la probabilità di manifestazione di un rischio, cercando di prevenirlo. Sono attuate in anticipo prima che il rischio si manifesti, molto spesso applicate durante la fase di pianificazione e preparazione.
• azioni correttive, sono azioni che hanno come obiettivo principale il non riverificarsi del problema nel futuro, ossia evitare il ripetersi dello stesso rischio. Consentono di gestire prontamente la situazione, ma potrebbero non essere efficaci come le azioni preventive, inoltre richiedono più risorse e tempo.

Accettazione

L’accettazione è la risposta che si mette in atto quando i rischi sono troppo costosi da gestire o l’impatto dell’evento non influenzi troppo negativamente gli obiettivi prefissati. In questo caso, la migliore opzione è semplicemente accettare i rischi. Non si tratta di una scommessa ma della semplice consapevolezza che l’accadimento di un rischio e le sue conseguenze possono essere assorbite dal progetto e dai suoi attori senza minarne il raggiungimento degli obiettivi.

ESEMPIO SULLA SCELTA DELLA STRATEGIA MIGLIORE

Vi riportiamo ora un esempio che dimostra come lo stesso rischio può essere diversamente gestito in funzione della sola combinazione di Probabilità e Impatto.

ID	Descrizione	Obiettivo Impattato	Impatto	Probabilità
1	I problemi del fornitore X nel rispettare la domanda potrebbero allungare i tempi di consegna del bene Y con un effetto sui tempi di progetto	Tempi di realizzazione	Circa una settimana	Possibile

Il rischio 1 si potrebbe accettare, se gli obiettivi di progetto non sono troppo stringenti. Un rischio con probabilità di accadimento “possibile” (circa il 50% di probabilità) con un impatto di una settimana non è un rischio Alto (vedi lezione 5) in caso di progetto con poche limitazioni temporali, quindi, adoperarsi per mitigarlo o eliminarlo potrebbe essere inutilmente dispendioso.

Immaginando di avere a disposizione un buon budget per la gestione dei rischi, si potrebbe decidere di eliminare o trasferire il rischio. Il rischio verrà eliminato acquistando da un altro fornitore il bene nel rispetto dei tempi. In alternativa, si può trasferire chiedendo ad un consulente di gestire il fornitore per noi.

Infine, la mitigazione potrebbe avvenire tramite una gestione quotidiana/settimanale del fornitore tenendo elevata la sua attenzioni nei nostri confronti.

Si può ripetere questo semplice esercizio, ad esempio cambiando impatto e probabilità oppure cambiando l’obiettivo interessato…

Implementazione delle risposte

Dopo aver definito le azioni più opportune, vengono implementate le risposte al rischio. In questa fase le strategie e le azioni pianificate vengono messe in atto per affrontare i rischi identificati durante l’analisi dei rischi. Per implementare le risposte al rischio è opportuno evidenziare alcuni passaggi chiave:

• Assegnazione delle responsabilità ai membri del team per l’attuazione delle azioni di risposta.
• Comunicazione e coordinamento tra gli attori interessati al progetto, al fine di garantire che tutti siano a conoscenza delle azioni in corso e delle modifiche pianificate.
• Monitoraggio e controllo durante l’implementazione delle risposte al rischio, al fine di monitorare continuamente lo stato di avanzamento delle azioni e valutare l’efficacia delle strategie adottate.
• Aggiornamenti e adattamenti in base all’evoluzione delle condizioni del progetto e dell’emergere di nuove informazioni.
• Documentazione delle misure utilizzate registrando azioni intraprese, decisioni prese e risultati ottenuti, al fine di migliorare il processo complessivo.

Monitoraggio dei rischi

A valle dell’implementazione delle risposte troviamo la fase di monitoraggio, fase che ha lo scopo di controllare l’evoluzione del sistema a seguito dell’implementazione effettuata. Lo scopo principale è quello di verificare che le azioni implementate garantiscano la mitigazione prevista per il rischio considerato

Il monitoraggio dei rischi di progetto è un processo dinamico e iterativo che richiede una vigilanza costante e una gestione attiva da parte del team di progetto. Un monitoraggio efficace contribuisce a garantire che i rischi siano adeguatamente gestiti e che il progetto possa continuare a progredire verso il raggiungimento dei suoi obiettivi. Un corretto monitoraggio dei rischi consente di aggiornare, di identificare e correggere le valutazioni errate attribuite ai rischi. Il Risk Register (vedi lezione 4) deve essere costantemente aggiornato con le informazioni più recenti sullo stato dei rischi, inclusi i cambiamenti nelle probabilità, negli impatti, nelle strategie di risposta e nelle azioni intraprese. Questo garantisce che il team di progetto disponga di informazioni aggiornate e accurate per prendere decisioni informate perseguendo il raggiungimento degli obiettivi di progetto.

Lezione 6

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