Nella prima lezione del Percorso Formativo sul PRM si introducono i concetti base di Progetto e Project Management.
Un progetto è un’impresa con costo e durata determinati, avente come scopo il raggiungimento di uno o più obiettivi (PMBOK® Guide (2021)). Ogni progetto include al suo interno un insieme di attività pianificate e controllate, caratterizzate anch’esse da durata e costi definiti, avente vincoli definiti (come vincoli qualitativi) e come obiettivi gli obiettivi di progetto. Ad ogni progetto è affidato un Project Manager, il quale ha il compito di gestire e monitorare lo sviluppo del progetto e delle attività presenti al suo interno e avente come obiettivo quello di rispettare i parametri tecnici e qualitativi nei tempi, nei costi e negli altri obiettivi prefissati.
Variabilità del Contesto di Progetto
Il più grande antagonista per riuscire a rispettare i parametri di cui sopra è il contesto. Il contesto genera una serie di input addizionali che influenzano il progetto e il suo output. Questo insieme di variabili sono i “Fattori di Contesto” e devono essere necessariamente gestiti per raggiungere gli obiettivi definiti nel contratto. I fattori del contesto generano danni e benefici sfruttando alcune importanti variabili di progetto. Vi riportiamo degli esempi di variabili di progetto che possono essere sfruttate dal contesto per rendere il progetto rischioso.
- Complessità Tecnologica: La natura avanzata delle tecnologie coinvolte può generare incertezze sui tempi di implementazione e sulla qualità del risultato finale.
- Vincoli di Risorse: Limitazioni in termini di risorse umane e finanziarie possono impattare sia i tempi che i costi del progetto, rendendo difficile garantire il rispetto degli obiettivi predefiniti.
- Ambiguità dei Requisiti: La mancanza di chiarezza o la modifica frequente dei requisiti possono compromettere la definizione puntuale degli obiettivi, generando incertezze nella loro raggiungibilità.
- Fattori Esterni Imprevedibili: Eventi come cambiamenti normativi, instabilità di mercato o imprevisti geopolitici possono influenzare negativamente i risultati del progetto, introducendo variabilità su tutti gli obiettivi di progetto.
- Comprensione delle Aspettative del Cliente: Un’interpretazione errata o mutevole delle aspettative del cliente può portare a discrepanze nella soddisfazione del cliente e, di conseguenza, nella valutazione della redditività del progetto.
Incertezza di Progetto
Un rischio è un evento possibile, non pianificato e non accaduto oppure accaduto ma non rilevato. Risulta consequenziale che legato al concetto di rischio c’è quello di incertezza. Un rischio di progetto è “l’incertezza che conta” cioè quella che ha un impatto sugli obiettivi di progetto.
Nel Project Risk Management (PRM), il concetto di incertezza si riferisce alla mancanza di conoscenza completa degli eventi futuri che potrebbero influenzare il successo del progetto. L’incertezza è una caratteristica intrinseca a qualsiasi progetto a causa della complessità, della variabilità delle condizioni e delle influenze esterne che possono avere un impatto sul suo esito. Sarà importante, durante tutta la durata del progetto, tenere in considerazione costantemente la portata dell’incertezza associata alle attività.
Per stimare le cause del rischio si identificano alcune delle aree principali di incertezza:
- Ambiguità nell’Identificazione degli Stakeholder;
- Variabilità nell’Ambiente Operativo;
- Disparità di Competenze e Dinamiche del Team;
- Complessità e Dinamiche di Cambiamento;
- Fragilità dei Processi di Gestione.
Ruoli e Responsabilità nel Progetto
In ogni progetto molti attori concorrono al raggiungimento degli obiettivi. Questi hanno ruoli e responsabilità differenti. Si trattano ora tutti i ruoli che hanno a che fare con il Risk Management (RM).
Il Project Owner è la persona o il gruppo di persone che fornisce le risorse finanziarie per il progetto, del quale è l’ultimo ad accettarne milestones e completamento del progetto. È colui che trae più benefici o danni dai risultati del progetto.
Il Project Team è il gruppo che si occupa della gestione del progetto ed è interessato principalmente al raggiungimento degli obiettivi prefissati rimanendo nel budget e rispettando i vincoli temporali stabiliti. Spesso questi due soggetti possono avere interessi conflittuali. Ovviamente solo riuscendo a trovare cooperazioni tra cliente (cioè il Project Owner dal punto di vista del Project Team) e Project Team si riescono a raggiungere prestazioni di progetto molto più elevate.
Il Project Manager ha il compito di dirigere le attività di progetto, gestendolo nel suo complesso sia dal punto di vista tecnico che organizzativo. L’attività di gestione tiene in considerazione anche eventuali attività non pianificate.
Il Project Risk Manager teoricamente è una figura a parte ma, in realtà, questo non può che non essere il PM. Questo perché solo il PM ha la conoscenza e la capacità di prendere le decisioni che minimizzano la rischiosità del progetto.
A supporto del PM nelle attività di Risk Management ci sono i Risk Analyst che, come tanti altri analisti del Project Team, forniscono continuamente il PM e i suoi immediati collaboratori di informazioni. Nello specifico i Risk Analyst, informano il PM sui rischi individuali e sul rischio globale di progetto.
Fasi del Project Management
Il Project Management è composto da 4 fasi principali. Queste sono utili a definire il progetto e a rappresentare l’evoluzione dello stesso. Le 4 fasi sono:
1. Definizione
La definizione è la fase in cui vengono definiti i limiti entro i quali il progetto dovrà essere realizzato. In questa fase possiamo evidenziare tre vincoli:
– Scopo del progetto;
– Durata del progetto;
– Risorse necessarie al progetto.
Da questi tre vincoli vengono definiti ruoli e responsabilità, analisi degli stakeholder e tutte quelle funzioni necessarie per assicurare il successo del progetto in termini di raggiungimento di obiettivi. Questa fase di può definire anche come “Analisi di Contesto”.
2. Pianificazione
Durante la fase di pianificazione viene definita ogni singola attività del progetto. Tutte le attività vengono definite a partire dallo sviluppo della seguente checklist:
– lista delle attività operative strutturate tramite la WBS (Work Breakdown Structure),
– identificazione delle figure che faranno parte del progetto e creazione del Project Team,
– sviluppo delle durate e del budget per ogni attività,
– analisi e gestione dei rischi (Risk Management),
– piano di comunicazione per gli stakeholder,
– presentazione del progetto.
Dalle attività di pianificazione si ottiene il Project Plan, tale documento verrà poi sottoposto a sponsor e/o stakeholder per l’approvazione finale.
3. Esecuzione e Controllo
Le fasi di Esecuzione e Controllo nel Project Management, sebbene separate concettualmente, spesso si aggregano poiché si svolgono contemporaneamente. Durante l’esecuzione, il team implementa le attività pianificate, collaborando per raggiungere gli obiettivi prefissati. L’importanza del controllo emerge nella sua capacità di monitorare, valutare e regolare il processo di esecuzione, garantendo l’allineamento con gli obiettivi e la tempestiva risoluzione di eventuali deviazioni. Aspetti chiave di questa fase includono la gestione delle risorse, il monitoraggio dei tempi e dei costi, la comunicazione efficace e la mitigazione proattiva dei rischi.
4. Chiusura
Questa fase corrisponde con la consegna dell’output finale con la relativa accettazione da parte del cliente/sponsor. La fase di Chiusura rappresenta il culmine del progetto, dalla quale si delineano il completamento delle attività e la consegna del risultato finale. Durante questa fase, vengono eseguite attività di valutazione e verifica per garantire il raggiungimento degli obiettivi prefissati. La chiusura coinvolge la formalizzazione delle conclusioni, la consegna dei deliverable, la documentazione delle lesson learned e la valutazione delle performance complessive. Vengono inoltre informati gli stakeholder dei risultati raggiunti e vengono fatte analisi sulla base dei KPI raggiunti.
Lezione 2
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